El tiempo que normalmente no aparece en los indicadores
En una operación de mantenimiento, una intervención puede terminar en campo y, sin embargo, la jornada todavía no haber terminado para quienes deben cerrar la información.
El técnico reporta lo ocurrido. El coordinador revisa y consolida. El planeador organiza la información, prepara indicadores y da seguimiento al programa.
Cada actividad puede parecer pequeña cuando se observa por separado. El problema aparece cuando el mismo proceso se repite al final de cada jornada y de cada turno.
¿Dónde se consume ese tiempo?
- Captura: registrar lo ocurrido en campo.
- Transcripción: pasar información de un medio a otro.
- Consolidación: reunir información de diferentes personas y actividades.
- Validación: revisar datos incompletos, inconsistentes o que requieren corrección.
- Indicadores: preparar y organizar los datos antes de calcular los KPI.
- Análisis: buscar tendencias, repetitividad y comportamiento histórico.
El problema no es solamente administrativo
Cuando este trabajo se acumula, puede reducir el tiempo disponible para que coordinadores y planeadores analicen la operación y, en turnos prolongados, puede extender el tiempo dedicado al cierre de información.
La OIT señala que las jornadas excesivas y los períodos insuficientes de descanso pueden contribuir a la fatiga y afectar la salud, además de asociarse con riesgos para la seguridad, la productividad y la calidad. La evidencia no permite afirmar que el reporte de mantenimiento sea por sí mismo la causa de estos problemas; sí permite entender por qué vale la pena identificar y reducir trabajo administrativo repetitivo cuando sea posible.
¿Qué debería automatizarse?
No todo el proceso debe quedar fuera del control humano. La validación y la responsabilidad sobre la información siguen siendo necesarias.
La oportunidad está en automatizar tareas repetitivas que no agregan valor proporcional al tiempo que consumen:
Cuando la información nace estructurada, deja de ser necesario reconstruirla varias veces para cada necesidad.
Del reporte al indicador
Una información de mantenimiento bien estructurada puede servir como base para indicadores como:
- PM Compliance
- Backlog
- MTBF
- MTTR
- Disponibilidad de activos
- Cumplimiento de programación semanal
El valor no está solamente en calcular una fórmula. Está en disponer de información consistente y oportuna para interpretar lo que está ocurriendo y tomar decisiones.
Del indicador a la inteligencia del activo
El histórico de órdenes de trabajo también puede contener información útil para entender el comportamiento de los equipos.
Al relacionar intervenciones, hallazgos, fallas, tiempos y observaciones es posible construir una memoria del activo, identificar patrones de repetitividad y generar información que apoye investigaciones de fallas y análisis de causa raíz.
Esto no significa que una herramienta deba declarar automáticamente una causa raíz. Significa que puede ayudar a organizar la evidencia que el equipo de mantenimiento necesita para investigarla.
¿Y qué ocurre con las personas?
Reducir trabajo administrativo no debería convertirse en una excusa para aumentar la carga de trabajo.
El objetivo debería ser recuperar capacidad para la operación, la supervisión, la planeación, el análisis y también para el descanso cuando el proceso lo permita.
TD · Tiempo Devuelto
En IA4TIME proponemos observar una dimensión que normalmente queda fuera de los indicadores tradicionales: cuántas horas hombre pueden liberarse del ciclo administrativo de la información.
Ese es el concepto de Tiempo Devuelto (TD): tiempo que puede volver a la operación, al análisis, a la supervisión o al descanso.
¿Cómo lo aborda IA4TIME?
IA4TIME transforma información de campo en reportes, indicadores y análisis, buscando reducir trabajo administrativo repetitivo y aprovechar mejor la información que ya genera mantenimiento.
Conocer IA4TIME →OIT — Tiempo de trabajo, jornadas extensas, descanso y fatiga laboral.
Universidad del Rosario — Investigación sobre estrés y trabajo por turnos en trabajadores de campos de perforación de hidrocarburos en Colombia.
Universidad Nacional del Comahue — Investigación sobre fatiga laboral en trabajadores petroleros de la Cuenca Neuquina, Argentina.
NIST — Investigación sobre el impacto de la calidad de datos en el análisis histórico de órdenes de trabajo de mantenimiento.